Setelah suatu transaksi direkam adalah formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal.
Pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi.
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunaka untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang tidak dicatat; catatan yang dicatat lengkap dengan penjelasan dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.
1. Jurnal Umum
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama.
Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, depresiasi aktiva tetap dan transaksi lainnya.
Karena dalam perusahaan kecil volume transaksinya masih sedikit, jurnal umum seperti tampak pada gambar diatas.
Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data berikut ini:
a). Kolom Tanggal.
Kolom ini diisi dengan tanggal terjadinya transaksi, yang diisi secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.
b). Kolom Keterangan
Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transaksi yang bersangkutan.
Misalnya; transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran upah karyawan, maka kolom keterangan akan diisi sbb:
Biaya Tenaga Kerja XXX
Kas XXX
Pembayarna upah minggu ke-2 Juni 19X1
c). Kolom Nomor Bukti
Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor formulir (dokumen sumber) yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnla tersebut.
d). Kolom Nomor Rekening
Diisi dengan nomor rekening yang didebit dan nomor rekening yang dikredit dengan adanya transaksi.
e). Kode Debit dan Kredit
Kode ini diisi dengan jumlah rupiah transaksi. Jumlah-jumlah rupiah adlam kolom ini diringkas (dijumlahkan) menurut nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor rekening.
2. Jurnal Khusus
Jika suatu perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya transaksi semakin tinggi.
Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus, selain jurnal umum tersebut, dan dibutuhkan lebih banyak karyawan untuk menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.
Timbul pertanyaan, mengapa jurnal umum harus dipecah ? Ada berbagai alasan mengapa jurnal umum perlu dipecah:
a). Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi
terjadinya tinggi
b). Untuk mengurangi pekerjaanpembukuan ke dalam buku besar dan untuk
menggolongkan transaksi yang dicari.
c). Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan
oleh beberapa orang.
d). Untuk menciptakan pengendalian intern.
JENIS JURNAL KHUSUS
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah sbb:
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Pembelian
3. Jurnal Penerimaan Kas
4. Jurnal Pengeluaran Kas
5. Jurnal Umum
1). Jurnal khusus Penjualan
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai.
Dari jurnal penjualan ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologi.
2). Jurnal khusus Pembelian
Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
3). Jurnal khusus Penerimaan Kas
Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas.
Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.
Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satujurnal yang disebut jurnal kas.
4). Jurnal khusus Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
5). Jurnal khusus Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus.
Pada umumnya jurnal umum berbentuk jurnal dua kolom (artinya kolom rupiah hanya terdiri dari 2 kolom) yaitu; kolom debit dan kolom kredit. Seperti contoh dibawah ini.
Hal ini dibuat demikian karena transaksi yang dicatat dalam jurnal umum sangat bervariasi, dengan frekuensi kejadian yang rendah.
LANGKAH PERANCANGAN JURNAL
Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem dalam merancang jurnal:
1. Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan
Percangan jurnal dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.
2. Pembuatan Jurnal Standar
Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi, langkahselanjutnay adalah memperlajari ciri khas transaksi tersebut untuk dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait dalam pencatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat jurnal standar untuk mencatat transaksi-transaksi yang berfrekuensi tinggi.
3. Percanangan Jurnal
Jurnal standar kemudian dipakai sebagai dasar untuk menentukan kolom-kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.
Contoh:
Jurnal:
Bahan dalam proses XXX
Biaya overhead pabrik XXX
Biay administrasi & umum XXX
Biaya pemasaran XXX
Persediaan bahan XXX
Pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi.
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunaka untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang tidak dicatat; catatan yang dicatat lengkap dengan penjelasan dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.
1. Jurnal Umum
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama.
Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, depresiasi aktiva tetap dan transaksi lainnya.
Karena dalam perusahaan kecil volume transaksinya masih sedikit, jurnal umum seperti tampak pada gambar diatas.
Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data berikut ini:
a). Kolom Tanggal.
Kolom ini diisi dengan tanggal terjadinya transaksi, yang diisi secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.
b). Kolom Keterangan
Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transaksi yang bersangkutan.
Misalnya; transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran upah karyawan, maka kolom keterangan akan diisi sbb:
Biaya Tenaga Kerja XXX
Kas XXX
Pembayarna upah minggu ke-2 Juni 19X1
c). Kolom Nomor Bukti
Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor formulir (dokumen sumber) yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnla tersebut.
d). Kolom Nomor Rekening
Diisi dengan nomor rekening yang didebit dan nomor rekening yang dikredit dengan adanya transaksi.
e). Kode Debit dan Kredit
Kode ini diisi dengan jumlah rupiah transaksi. Jumlah-jumlah rupiah adlam kolom ini diringkas (dijumlahkan) menurut nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor rekening.
2. Jurnal Khusus
Jika suatu perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya transaksi semakin tinggi.
Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus, selain jurnal umum tersebut, dan dibutuhkan lebih banyak karyawan untuk menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.
Timbul pertanyaan, mengapa jurnal umum harus dipecah ? Ada berbagai alasan mengapa jurnal umum perlu dipecah:
a). Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi
terjadinya tinggi
b). Untuk mengurangi pekerjaanpembukuan ke dalam buku besar dan untuk
menggolongkan transaksi yang dicari.
c). Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan
oleh beberapa orang.
d). Untuk menciptakan pengendalian intern.
JENIS JURNAL KHUSUS
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah sbb:
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Pembelian
3. Jurnal Penerimaan Kas
4. Jurnal Pengeluaran Kas
5. Jurnal Umum
1). Jurnal khusus Penjualan
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai.
Dari jurnal penjualan ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologi.
2). Jurnal khusus Pembelian
Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
3). Jurnal khusus Penerimaan Kas
Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas.
Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.
Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satujurnal yang disebut jurnal kas.
4). Jurnal khusus Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
5). Jurnal khusus Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus.
Pada umumnya jurnal umum berbentuk jurnal dua kolom (artinya kolom rupiah hanya terdiri dari 2 kolom) yaitu; kolom debit dan kolom kredit. Seperti contoh dibawah ini.
Hal ini dibuat demikian karena transaksi yang dicatat dalam jurnal umum sangat bervariasi, dengan frekuensi kejadian yang rendah.
LANGKAH PERANCANGAN JURNAL
Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem dalam merancang jurnal:
1. Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan
Percangan jurnal dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.
2. Pembuatan Jurnal Standar
Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi, langkahselanjutnay adalah memperlajari ciri khas transaksi tersebut untuk dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait dalam pencatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat jurnal standar untuk mencatat transaksi-transaksi yang berfrekuensi tinggi.
3. Percanangan Jurnal
Jurnal standar kemudian dipakai sebagai dasar untuk menentukan kolom-kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.
Contoh:
Jurnal:
Bahan dalam proses XXX
Biaya overhead pabrik XXX
Biay administrasi & umum XXX
Biaya pemasaran XXX
Persediaan bahan XXX
